Bagi semua program, saat-saat awal pelaksanaan merupakan masa yang paling berat, karena harus mencari bentuk yang sesuai. Begitu juga dengan pelaksanaan program Beasiswa Keupula ini. Photo-photo dibawah diambil pada bulan Juli 2005, pada saat program sudah berjalan dua bulan. Kami belum memiliki tempat khusus untuk pengumpulan laporan, sehingga untuk sementara laporan diterima di meja panjang dengan cara lesehan (tanpa kursi). Di gambar, tampak Dewi Kahina, staf pertama program ini, sedang menerima serta mengoreksi laporan jika ada kesalahan.
Kegiatan lain yang harus dilakukan pada awal program ini adalah sosialisasi kepada para mahasiswa tentang Standard Operating Prosedur (SOP) yang berlaku. Kegiatan sosialisasi ini mernjadi tanggung jawab Sdr. Rusdi, yang saat itu menjadi koordinator Divisi Beasiswa SEFA. Sosialisasi dilakukan per kelompok, agar pesannya dapat tersampaikan kepada setiap mahasiswa.
